Aunque puede parecer realmente sencillo distinguir entre las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar, se trata de dos conceptos muy importantes en la contabilidad de la empresa. Por ello, se debe aprender a distinguir ambos conceptos y su utilidad.
Como veremos a lo largo del artículo, en ambos casos, se trata de cuentas fundamentales para entender la contabilidad de una empresa. No siempre se tiene una buena atención sobre este tipo de cuentas. Una mala atención puede derivar en un mal control de la contabilidad.
Qué es una cuenta por pagar
Una cuenta por pagar o AP es como se llama a las cuentas en el libro mayor de la empresa que indican las obligaciones de pago de deudas a acreedores o proveedores. El resumen sería que es una cuenta en la que se refleja el dinero que tu empresa debe a otras personas.
Qué es una cuenta por cobrar
Una cuenta por cobrar o AR es la factura o facturas que te deben los clientes. Se puede representar de manera bastante clara por las líneas de crédito que tu empresa ha extendido a los clientes. De esta manera, un cliente puede realizar un pago aplazado sobre los productos o servicios que se ha contratado.
Diferencias entre cuenta por pagar y cuenta por cobrar
La principal diferencia es que, mientras la cuenta por pagar se compone de dinero que la empresa le debe a terceros, la cuenta por cobrar se compone del dinero que los terceros (en este caso clientes) le deben a tu empresa.
Pero, hay más diferencias. Otra de las diferencias importantes es que una cuenta por cobrar se va a considerar activo circulante mientras que la cuenta por pagar es un pasivo circulante. La diferencia entre activo circulante y pasivo circulante se debe a que la cuenta por cobrar se convierte en efectivo en un plazo determinado de tiempo. En el otro extremo, la cuenta por pagar es un pasivo corriente ya que representa dinero que la empresa debe al acreedor.
La utilidad aplicada de cuentas por pagar y cuentas por cobrar
Hay muchas utilidades que se pueden aplicar a las cuentas por pagar y cobrar. Se trata, como ya te hemos dicho antes, de dos conceptos de contabilidad muy importantes para cualquier empresa. Esta importancia es mayor aún en las pequeñas empresas donde no se utilizan grandes programas ni equipos contables.
Piensa que para la gran mayoría de pequeñas empresas un pago atrasado puede llegar a suponer un problema grave de tesorería. Al retrasar pagos se influye sobre el flujo de efectivo. Al reducir el flujo de efectivo el capital de trabajo queda inmovilizado en los balances.
El hecho de acumular pagos atrasados implica no sólo una reducción del flujo de efectivo, también emplear recursos y tiempo en el cobro y seguimiento de pagos por recibir.
Por otro lado, también se considera importante poder cuantificar el dinero que resta por cobrar a efectos de financiación: se puede retrasar cualquier proceso de inversión si no se cuenta con ese capital inmovilizado. Pero, a la vez, se puede utilizar las cuentas por cobrar como base para la financiación.
Cuando se realizan tareas de optimización de las cuentas por cobrar, lo que se está haciendo realmente es tratar de mejorar el flujo de efectivo. Por eso, es muy importante un buen seguimiento de estas cuentas y una relación saludable entre lo que tienes que cobrar y lo que debes pagar.
Claves para manejar correctamente las cuentas
Hay muchas empresas que suelen cometer el error de prestar mucha atención a las cuentas por cobrar y menos atención a las cuentas por pagar. Sin embargo, en cualquier sistema contable saludable, es muy importante mantener la atención en ambos formatos.
Para poder obtener una buena optimización contable es importante mantener la salud de ambos tipos de cuentas.
Para ello, la primera clave es la opción de automatización de cuentas por cobrar. En la actualidad, existen muchas herramientas de software que permiten esta automatización. De este modo, se elimina todo el proceso manual de seguimiento y atención constante a las cuentas por cobrar.
Otra clave bastante recomendada en la gestión de cuentas es mejorar la velocidad de la facturación. Los procesos de facturación pueden complicarse bastante. Estas complicaciones pueden venir dadas tanto de retrasar la emisión de facturas como de cometer errores en direcciones, de emisión, etc. Agilizar todos estos procesos es muy importante. Esto implica un buen seguimiento de los datos del cliente y un proceso de emisión de facturación rápido.
Por otro lado, también es importante la negociación de los términos de pago. La optimización de las cuentas por pagar es una clave básica ya que, recordemos, es la que gestiona el cobro de los pagos aplazados a nuestros deudores. Las buenas negociaciones de pagos aplazados van a tener en cuenta todos los aspectos relevantes de la empresa y su contabilidad.